1. Pengertian Workflow Analisis

Workflow analisis adalah alur kerja yang digunakan untuk menganalisis proses bisnis, kebutuhan sistem, data, serta hubungan antar bagian dalam sebuah sistem enterprise agar sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pada sistem enterprise, workflow analisis sangat penting karena sistem biasanya melibatkan:

• Banyak divisi
• Banyak pengguna
• Data besar
• Integrasi antar sistem
• Proses bisnis kompleks

Contoh sistem enterprise:

• ERP (Enterprise Resource Planning)
• Sistem Akademik Kampus
• Sistem Rumah Sakit
• Sistem Keuangan Perusahaan
• Sistem Supply Chain
• Sistem HRD

Tujuan Workflow Analisis

Tujuan workflow analisis:

✅ Memahami proses bisnis perusahaan
✅ Mengetahui kebutuhan pengguna
✅ Mengidentifikasi masalah sistem lama
✅ Menentukan solusi terbaik
✅ Mengurangi kesalahan pengembangan
✅ Mempermudah dokumentasi sistem

3. Tahapan Workflow Analisis Sistem Enterprise

A. Identifikasi Masalah

Tahap pertama adalah mencari masalah pada sistem berjalan.

Aktivitas:

• Observasi
• Wawancara
• Kuesioner
• Studi dokumen

Contoh Masalah:

• Data tidak terintegrasi
• Proses lambat
• Banyak input manual
• Data ganda
• Laporan terlambat

Contoh:

Bagian gudang dan penjualan memakai sistem berbeda sehingga stok sering tidak sinkron.

B. Analisis Kebutuhan

Tahap untuk menentukan kebutuhan sistem.

Jenis Kebutuhan

1. Functional Requirement

Fitur utama sistem.

Contoh:

• Login
• Input data
• Cetak laporan
• Approval transaksi

2. Non Functional Requirement

Kebutuhan pendukung sistem.

Contoh:

• Keamanan
• Kecepatan akses
• Backup data
• Multi user

C. Analisis Proses Bisnis

Tahap memahami alur kerja perusahaan.

Tujuan:

• Mengetahui proses berjalan
• Menemukan bottleneck
• Menentukan otomatisasi

Tools:

• Flowchart
• BPMN
• Activity Diagram

4. Contoh Workflow Sistem Enterprise

Workflow Sistem Penjualan Enterprise

Penjelasan Detail Workflow Sistem Penjualan Enterprise

Gambar tersebut menunjukkan alur kerja (workflow) pada sistem penjualan enterprise yang digunakan perusahaan untuk mengelola proses penjualan secara terstruktur, terintegrasi, dan terdokumentasi.

Workflow ini menggambarkan bagaimana data dan proses berpindah dari customer hingga menjadi laporan keuangan perusahaan.

Gambaran Umum Workflow

Sistem ini melibatkan beberapa divisi:

• Customer
• Sales
• Gudang
• Manager
• Pengiriman
• Finance
• Accounting

1. Customer Order

Fungsi

Tahap awal ketika customer melakukan pemesanan produk.

Aktivitas

Customer:

• Memilih produk
• Menentukan jumlah barang
• Mengirim permintaan pembelian

Tujuan

Mengumpulkan data pesanan pelanggan.

Input

• Nama customer
• Produk
• Jumlah
• Alamat
• Kontak

Output

Data order masuk ke bagian sales.

---

2. Sales Input Order

Fungsi

Bagian sales memasukkan data pesanan ke sistem.

Aktivitas pada gambar:

• Input data order
• Pilih produk
• Tentukan qty
• Cek harga

Penjelasan

Sales bertugas memastikan:

• Produk tersedia
• Harga sesuai
• Diskon valid
• Data customer benar

Tujuan

Mencatat transaksi secara resmi di sistem enterprise.

Output

Data order tersimpan di database.

---

3. Cek Stok Gudang

Fungsi

Sistem melakukan pengecekan stok barang di gudang.

Aktivitas pada gambar:

• Sistem cek stok
• Validasi ketersediaan barang

Penjelasan

Bagian gudang atau sistem inventory akan:

• Mengecek stok realtime
• Memastikan jumlah barang cukup
• Memvalidasi lokasi barang

Kemungkinan Kondisi

---

A. Stok Cukup

Jika stok tersedia:

Cek Stok
    ↓
Stok Cukup
    ↓
Approval Manager

Proses dilanjutkan ke manager.

---

B. Stok Tidak Cukup

Jika stok habis:

Stok Tidak Cukup
       ↓
Notifikasi ke Sales
       ↓
Alternatif Produk / Indent

Solusi:

• Menawarkan produk lain
• Menunggu restock
• Sistem indent/pre-order

Tujuan

Menghindari penjualan barang kosong.

---

4. Approval Manager

Fungsi

Manager melakukan validasi transaksi.

Aktivitas pada gambar:

• Cek order
• Cek harga
• Cek diskon
• Approve / Reject

Penjelasan

Manager memeriksa:

• Harga jual
• Margin keuntungan
• Diskon khusus
• Risiko transaksi

Kemungkinan Kondisi

---

A. Approve

Jika disetujui:

Approve
    ↓
Proses Pengiriman

Order diproses ke gudang/pengiriman.

---

B. Reject

Jika ditolak:

Reject
   ↓
Order Ditolak
   ↓
Perbaikan / Revisi

Sales harus memperbaiki data order.

Tujuan

Kontrol kualitas transaksi perusahaan.

---

5. Proses Pengiriman

Fungsi

Bagian gudang menyiapkan barang untuk dikirim.

Aktivitas pada gambar:

• Picking barang
• Packing
• Pengiriman
• Update resi

Penjelasan

A. Picking

Mengambil barang dari gudang.

B. Packing

Membungkus barang.

C. Pengiriman

Mengirim barang ke customer.

D. Update Resi

Memasukkan nomor tracking pengiriman.

Tujuan

Memastikan barang sampai ke customer.

---

6. Invoice

Fungsi

Membuat tagihan pembayaran.

Aktivitas pada gambar:

• Buat invoice
• Kirim ke customer
• Update status

Penjelasan

Invoice berisi:

• Nomor invoice
• Detail produk
• Total pembayaran
• Pajak
• Jatuh tempo

Tujuan

Dokumen resmi transaksi penjualan.

---

7. Pembayaran

Fungsi

Menerima pembayaran dari customer.

Aktivitas pada gambar:

• Terima pembayaran
• Rekonsiliasi
• Update status lunas

Penjelasan

A. Terima Pembayaran

Transfer/bank/payment gateway.

B. Rekonsiliasi

Mencocokkan pembayaran dengan invoice.

C. Update Status

Mengubah status menjadi:

• Lunas
• Sebagian bayar
• Belum bayar

Tujuan

Kontrol arus kas perusahaan.

---

8. Laporan Keuangan

Fungsi

Membuat laporan untuk manajemen.

Aktivitas pada gambar:

• Penjualan
• Piutang
• Pembayaran
• Laba rugi

Penjelasan

Data transaksi akan masuk ke sistem akuntansi.

Jenis Laporan:

• Laporan penjualan
• Laporan piutang
• Cashflow
• Profit
• Dashboard manajemen

Tujuan

Membantu pengambilan keputusan bisnis.